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【重要】eメールの運用について

各位

いつもアイーナをご利用いただきありがとうございます。
アイーナでは利用者、お取引先など多くの皆様とeメールを利用して連絡をとったりデータの送受信を行っています。
eメールは非常に便利なツールで現代のビジネスシーンにおいては欠かすことが出来ないものですが、反面、多くの危険が潜んでいるツールでもあります。
アイーナの代表アドレスや他のアドレスに対しても毎日のようにスパムメールが届いておりいくつかのメールはウイルスが含まれているメールであることが確認されています。

つきましては、保有している各種情報の保護を更に強化するために eメールについては以下の運用を行います。
利用者の皆様にはご迷惑をおかけしますが何卒ご理解ご協力いただくようお願い申し上げます。

1.アイーナへのメール送信

①アイーナへのメール連絡については極力本文テキストメールのみでのご連絡をお願いいたします。

②添付ファイルを送信いただく場合は以下についてご協力をお願いいたします。

(1)標題は必ずご記載ください。またメールの送信内容に沿った標題の記載をお願いします。標題に記載がない場合はメールの確認及び添付ファイルの開封は行いません。

(2)本文に添付ファイルの内容(書類名やファイル種、添付数)についてご記載をお願いいたします。

(3)本文中にメールを送信いただいた方のご署名(会社名や団体名、お名前、連絡先、メールアドレス等)の記載をお願いします。署名がない場合(連絡先が不明な場合)は添付ファイルの開封は行いません。

(4)添付ファイルはなるべくパスワード付圧縮ファイルでの送信をお願いします。

(5)パスワードは別メールでのご周知をお願いします。

(6)実行ファイルは開封しません。(.exe、.com等)

③添付ファイル開封前にアイーナよりご署名先に確認のための連絡を行う場合があります。

④添付ファイルの開封にお時間をいただく場合があります。

⑤本文中にそのまま記載されているリンクについてはクリックすることはありません。リンクを記載する場合は@→アットマークのように読みかえを入れてください。

2.アイーナからのメール送信

①アイーナからのメール送信については極力本文テキストメールのみでの連絡を行います。

②添付ファイルの送信については以下についてご協力をお願いいたします。

(1)添付ファイル送信についてはファイル送信の依頼メール送っていただきそのメールの返信でのみ添付ファイルを送信いたします。アイーナから新規に添付ファイル付きメールを送ることはありません。

(2)ファイル送信の依頼メール標題には必ず「ファイル送信希望」と記載してください。

(3)ファイル送信の依頼メール本文には必ずご署名(会社名や団体名、お名前、連絡先、メールアドレス等)と希望するファイル名(会員登録申請書等)の記載をお願いします。

(4)アイーナより添付ファイル付きメールをご送付する場合は必ず圧縮されたパスワード付のファイルでご送付します。

(5)パスワードは別メールでご周知します。

③添付ファイル付きメール送信後、ご署名先に送信した旨の確認連絡を入れる場合があります。

④添付ファイル付きメールを送信するアドレスはinfoアットマークaiina.jpのみになります。※1

⑤infoアットマークaiina.jp以外でアイーナから送られるメール(yoyakumasterアットマークaiina.jp:施設予約をいただいた場合の自動送信メール)にファイルが添付されることはありません。
yoyakumasterアットマークaiina.jp にファイルが添付されていた場合は”なりすましメール”の可能性が高いので添付ファイルは開封せず完全に削除してください。
※1

⑥アイーナからの送信メール本文にリンクを記載する場合は@→アットマーク、aiina→アイーナのように読みかえを入れて記載します。

※1:文中のアットマークは@に読みかえてください。

皆様のご理解、ご協力をお願いいたします。

いわて県民情報交流センター
アイーナ 管理事務室
TEL 019-606-1717

 

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